Privacybeleid

1Wie zijn wij?

Mensura Advies en Administratie is een professioneel dienstverlener op het gebied van financiële administratie, advies en gerelateerde diensten. Wij zijn gevestigd in Nederland en verwerken persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening.

Mensura Advies en Administratie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals omschreven in dit privacybeleid. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw privacy en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.

2Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, BSN (indien vereist voor wettelijke verplichtingen)
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Financiële gegevens: rekeningnummer, inkomensgegevens, belastinggegevens, facturen en betalingsgeschiedenis
• Bedrijfsgegevens: KvK-nummer, btw-nummer, bedrijfsnaam en bedrijfsinformatie
• Communicatiegegevens: e-mailcorrespondentie en gespreksverslagen
• Website-gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype en bezoekgedrag via cookies (zie ook artikel 9)

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Wij vragen u nooit meer gegevens te verstrekken dan strikt noodzakelijk is.

3Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van onze overeenkomst met u, waaronder het verzorgen van uw administratie, belastingaangiften en financieel advies
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten en rapportages aan de Belastingdienst
• Het verzenden van facturen en het afhandelen van betalingen
• Contact met u opnemen over uw dossier of onze dienstverlening
• Het verbeteren van onze dienstverlening en website
• Het voldoen aan verzoeken van toezichthouders of gerechtelijke instanties

4Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk om de diensten te kunnen leveren die u bij ons heeft afgenomen.
• Wettelijke verplichting: bepaalde gegevens moeten wij bewaren of doorgeven op grond van fiscale en boekhoudkundige wetgeving.
• Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze dienstverlening en het beveiligen van onze systemen.
• Toestemming: voor het verzenden van nieuwsbrieven of marketingcommunicatie, uitsluitend indien u daarvoor toestemming heeft gegeven.

5Delen wij uw gegevens met derden?

Mensura Advies en Administratie verstrekt uw gegevens niet aan derden zonder uw toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wettelijk verplicht is.

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• De Belastingdienst: voor het indienen van belastingaangiften en andere wettelijk verplichte rapportages
• Accountantskantoren of notarissen: indien dit voor uw dossier noodzakelijk is en u daarin heeft toegestemd
• IT-dienstverleners: die namens ons systemen beheren en altijd gebonden zijn aan verwerkersovereenkomsten
• Overheidsinstanties: wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Met partijen die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij verwerkersovereenkomsten om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.

Uw gegevens worden niet verkocht of verhuurd aan derden voor commerciële doeleinden.

6Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten:

• Financiële en fiscale gegevens: minimaal 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht
• Klantgegevens en correspondentie: maximaal 2 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer geldt
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor gegevensoverdracht
• Toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en twee-factor-authenticatie
• Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van het 'need-to-know'-principe
• Vertrouwelijkheidsovereenkomsten met medewerkers

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat (mogelijk) gevolgen heeft voor uw privacy, worden betrokken personen en de Autoriteit Persoonsgegevens tijdig geïnformeerd conform de AVG-meldplicht.

8Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wettelijke bewaarplichten dit verhinderen.
• Recht op beperking van verwerking: u kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen en overdragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: indien verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in artikel 11. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek.

9Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren en inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies: om bezoekersgedrag te analyseren en onze website te verbeteren. Wij gebruiken hierbij geanonimiseerde gegevens.
• Tracking cookies: worden uitsluitend geplaatst na uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt cookies beheren of uitschakelen via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van functionele cookies de werking van de website kan beïnvloeden.

10Wijzigingen in dit beleid

Mensura Advies en Administratie behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website, waarbij de ingangsdatum wordt bijgewerkt. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

Bij ingrijpende wijzigingen die uw rechten betreffen, informeren wij u per e-mail of via een melding op onze website.

11Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

Wij streven ernaar uw verzoek binnen 4 weken te beantwoorden.